Btw-facturen via self-billing

Met self-billing kun jij (het bedrijf) btw-facturen aanmaken namens je affiliates wanneer je ze hun commissie betaalt. Dit vereenvoudigt de btw-naleving voor betalingen aan affiliates en maakt het makkelijker om btw op zakelijke kosten terug te vorderen.

Wat is self-billing?

Bij een traditionele factuurregeling stuurt de leverancier (de affiliate) een factuur naar de koper (jouw bedrijf) voor de geleverde diensten. Met self-billing wordt dit proces omgedraaid: jij maakt de factuur aan namens de affiliate.

Dit is vooral handig voor affiliateprogramma's omdat:

  • Affiliates geen eigen facturen hoeven te maken
  • Je consistente, gestandaardiseerde facturen hebt voor je administratie
  • De btw-naleving eenvoudiger wordt wanneer je btw op commissiebetalingen wilt terugvorderen
  • Het goed schaalt wanneer je veel affiliates beheert

Vereisten

Om self-billing geldig te laten zijn, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

  1. Overeenkomst: beide partijen moeten akkoord gaan met de self-billingregeling
  2. Btw-registratie: je moet de btw-registratiestatus van de affiliate kennen
  3. Documentatie: facturen moeten alle informatie bevatten die voor de btw vereist is
  4. Administratie: beide partijen moeten alle self-billingfacturen bewaren; affiliates kunnen hun facturen bekijken in hun Affiliate-instellingen

Self-billing instellen

Stap 1: Self-billing inschakelen (bedrijf)

  1. Ga naar Instellingen → tabblad Betalingen en uitbetalingen
  2. Scrol omlaag naar "Btw-facturen via self-billing voor uitbetalingen aan affiliates"
  3. Zet "Self-billingfacturen inschakelen" AAN
  4. Configureer je instellingen:
    • Standaard btw-tarief: stel het standaard btw-percentage in (bijvoorbeeld 20% voor btw in het Verenigd Koninkrijk). Je kunt dit per affiliate aanpassen.
    • Toestemming van affiliate vereisen: wanneer ingeschakeld, moeten affiliates de self-billingovereenkomst accepteren voordat je ze via Stripe kunt betalen.

Stap 2: Je bedrijfsgegevens invullen (bedrijf)

Zorg voor geldige facturen dat de factuurgegevens van je bedrijf volledig zijn ingevuld in Instellingen (tabblad Bedrijf en profiel):

  • Bedrijfsnaam
  • Bedrijfsadres
  • Plaats en postcode
  • Land
  • Btw-nummer (als je btw-geregistreerd bent)
Sectie Bedrijfsgegevens in de instellingen van het Insert Affiliate-dashboard

Klik om op volledige grootte te bekijken

Stap 3: Factuurgegevens van de affiliate

Wanneer self-billing is ingeschakeld, zien affiliates een nieuwe sectie "Factuurgegevens voor btw-facturen" in hun Affiliate-instellingen.

Affiliates moeten het volgende opgeven:

  • Type onderneming: Particulier / eenmanszaak of Onderneming / bedrijf
  • Bedrijfsnaam of volledige naam
  • Adres, plaats, postcode, land
  • Btw-geregistreerd: of ze btw-geregistreerd zijn
  • Btw-nummer: als ze btw-geregistreerd zijn
  • Toestemming voor self-billing: akkoord met de self-billingregeling

Zo werkt self-billing

Facturen genereren

Wanneer je een affiliate betaalt via Stripe Connect:

  1. Wordt de betaling verwerkt via Stripe
  2. Wordt er automatisch een factuur gegenereerd als self-billing is ingeschakeld
  3. Wordt de factuur opgeslagen in je sectie Facturering
  4. Volgen factuurnummers het formaat: SB-YYYY-XXXX (bijvoorbeeld SB-2024-0001)

Inhoud van de factuur

Elke self-billingfactuur bevat:

Gegevens van de koper (jouw bedrijf):

  • Bedrijfsnaam en adres
  • Btw-nummer
  • Contact-e-mail

Gegevens van de leverancier (de affiliate):

  • Bedrijfsnaam of persoonlijke naam
  • Adres
  • Btw-nummer (indien geregistreerd)
  • Datum van toestemming voor self-billing

Betalingsgegevens:

  • Betaaldatum
  • Commissiebedrag
  • Btw-berekening (indien van toepassing)
  • Totaalbedrag
  • Referentie van de Stripe-transactie

Factuurstatus

Facturen kunnen twee statussen hebben:

  • Volledig: alle vereiste factuurgegevens waren beschikbaar toen de factuur werd gegenereerd
  • Onvolledig: sommige factuurgegevens van de affiliate ontbraken op het moment van betaling. Deze facturen zijn mogelijk niet geschikt om btw terug te vorderen.

Facturen bekijken en downloaden

Voor bedrijven (sectie Facturering)

Bekijk de facturen voor je affiliate-uitbetalingen op de pagina Facturering:

  1. Scrol omlaag naar "Facturen voor affiliate-uitbetalingen (self-billing)"
  2. Filter op maand, jaar, affiliate of status
  3. Bekijk de samenvattende statistieken (totalen, aantal volledige en onvolledige facturen)

Facturen downloaden

Je hebt twee downloadopties:

Afzonderlijke facturen:

  • Klik op "PDF downloaden" naast een factuur
  • Elke PDF bevat de volledige self-billingfactuur

Maandoverzicht:

  • Selecteer een maand en een jaar
  • Klik op "Overzicht [maand] [jaar] downloaden"
  • Je ontvangt een gecombineerde PDF met alle facturen van die periode

Voor affiliates (Affiliate-instellingen)

Affiliates kunnen hun self-billingfacturen bekijken en downloaden in hun Affiliate-instellingen:

  1. Scrol omlaag naar "Mijn commissiefacturen"
  2. Bekijk alle facturen van elk bedrijf dat je heeft betaald
  3. Zie per factuur de bedrijfsnaam, datum, het bedrag en de status
  4. Klik op "PDF downloaden" om afzonderlijke facturen te downloaden

Let op: deze sectie verschijnt alleen wanneer het bedrijf waarmee je werkt self-billing heeft ingeschakeld. Facturen van alle bedrijven worden in één overzichtelijke lijst getoond.

Waarschuwingsindicatoren

Op de pagina Alle affiliates

Wanneer self-billing is ingeschakeld, zie je een kolom "Factuur" met de factuurstatus van elke affiliate:

StatusBetekenis
✓ Ready (groen)Factuurgegevens volledig, toestemming gegeven
⚡ Warning (oranje)Toestemming ontbreekt of gegevens onvolledig
⚠️ Error (rood)Zowel factuurgegevens als toestemming ontbreken

Voordat je betaalt

Als een affiliate zijn factuurgegevens niet heeft ingevuld en je "Toestemming van affiliate vereisen" hebt ingeschakeld:

  • Wordt de affiliate gevraagd zijn factuurgegevens in te vullen
  • Zie je een waarschuwing voordat je de betaling verwerkt

Btw-tarief configureren

Standaard btw-tarief

Stel in Instellingen een standaard btw-tarief in voor het hele bedrijf. Dit geldt voor alle affiliates, tenzij het wordt overschreven.

Gangbare btw-tarieven:

  • Verenigd Koninkrijk: 20%
  • EU (verschilt per land): 17-27%
  • VS: doorgaans 0% (geen btw)

Btw-tarief per affiliate

Je kunt aangepaste btw-tarieven instellen voor individuele affiliates op basis van:

  • Hun btw-registratiestatus
  • Hun woonland
  • Bijzondere belastingregelingen

Stel dit in bij de factuurgegevens van de affiliate.

Wanneer gebruik je 0% btw?

Stel het btw-tarief in op 0% wanneer:

  • De affiliate niet btw-geregistreerd is
  • De affiliate onder de btw-drempel valt
  • De affiliate zich in een rechtsgebied zonder btw bevindt
  • Verleggingsregels van toepassing zijn (grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU)

Best practices

Voor bedrijven

  1. Vul eerst je bedrijfsgegevens in voordat je self-billing inschakelt
  2. Stel passende btw-tarieven in op basis van de locatie en registratiestatus van je affiliates
  3. Vereis toestemming als je volledige facturen nodig hebt om btw terug te vorderen
  4. Download maandoverzichten voor je boekhouding
  5. Controleer onvolledige facturen en moedig affiliates aan hun gegevens bij te werken

Voor affiliates

  1. Vul alle factuurvelden in zodat je facturen geldig zijn
  2. Houd je btw-registratiestatus up-to-date: laat het bedrijf weten als die verandert
  3. Accepteer de self-billingovereenkomst als je je prettig voelt bij deze regeling
  4. Maak geen eigen facturen voor transacties die via self-billing worden gefactureerd
  5. Bekijk je facturen in je Affiliate-instellingen: scrol naar "Mijn commissiefacturen"

Problemen oplossen

Factuur wordt als onvolledig weergegeven

Probleem: facturen worden gegenereerd met de status "onvolledig"

Oplossing:

  • Vraag de affiliate zijn factuurgegevens in te vullen in Affiliate-instellingen
  • Zorg dat de affiliate toestemming heeft gegeven voor self-billing
  • Controleer of adres, plaats en postcode allemaal zijn ingevuld

Affiliates zien de factuursectie niet

Probleem: affiliates zien het formulier voor factuurgegevens niet

Oplossing:

  • Self-billing moet zijn ingeschakeld in de Instellingen van je bedrijf
  • De affiliate moet zijn ingelogd met zijn affiliate-account
  • De affiliate moet aan je bedrijf gekoppeld zijn

Btw-berekening lijkt niet te kloppen

Probleem: btw-bedragen lijken niet correct

Oplossing:

  • Controleer het standaard btw-tarief in Instellingen
  • Controleer de aangepaste btw-tarieven per affiliate
  • Btw wordt berekend over het commissiebedrag, exclusief de btw zelf

Juridische overwegingen

Self-billing is een legitieme praktijk die in veel rechtsgebieden door belastingautoriteiten wordt erkend, maar de vereisten verschillen. Overleg met je accountant of belastingadviseur over:

  • Vereisten voor een self-billingovereenkomst in jouw rechtsgebied
  • Bewaarplichten voor je administratie
  • Of je in aanmerking komt om btw terug te vorderen
  • Regels voor grensoverschrijdende transacties

Gerelateerde documentatie